A csoportos költségvetés, mennyiben más?
Egy "hagyományos" vagy normál, azaz nem csoportos költségvetés egy helyi gépen jön létre és a végrehajtott módosítások mindenkor ezen a helyben található fájlon történnek.
Ezzel szemben a csoportos költségvetés (bár látszólag a helyi gépen ugyanaz a megjelenése mint egy normál költségvetésnek) alapvetően egy webes tárhelyen (jelen esetben a Terc Kft webes szerverén) helyezkedik el több logikailag összetartozó állományban, illetve adatbázisban. Ezt a logikai kapcsolatot képezi le a költségvetés-készítő program a felhasználó személyétől, jogosultságától függően költségvetéssé, illetve ennek a költségvetésnek a szerkesztése elsődlegesen a webes tartalom módosítását jelenti. Ebből adódik egy másik jellemző is, hogy a csoportos költségvetés módosítása, feldolgozása kizárólag internetes hozzáférés mellett lehetséges.
A normál költségvetések esetében a tulajdonos, szerkesztő, ellenőr, stb. személyekről nem beszélhetünk a költségvetés szempontjából, hisz elegendő a fizikai hozzáférés azok megnyitásához és használatához. Ezzel szemben a csoportos költségvetésben meghatározott személyek vesznek részt, meghatározott szerepkörben, úgymint Tulajdonos vagy Szerkesztő (ellenőr) jogosultságaik szerint.
Ezt a csoportos költségvetést kizárólag a Szerkesztők hozhatják létre mégpedig a meghatározott írási jogosultságaik szerint. Természetesen a Szerkesztők között szerepelhet a Tulajdonos is, ehhez csak annyi kell, hogy bizonyos részei felett írási jogosultságot kapjon.
Egy költségvetés tétel létrehozásának módosításának logikai lépései a Szerkesztőnél
1. A költségvetés tétel létrejöhet egy korábbi normál költségvetés tételéből (input költségvetés) vagy az ÖN központi vagy saját adattár tételéből.
2. A kiválasztás után a tételt ki kell dolgozni igény szerint (mennyiség, ár, mennyiség részletezés, megjegyzések, stb.)
3. A rögzítés.
3.1 Rögzítés a webes adatbázisba, illetve a szükséges tartalmak feltöltése a webre.
3.2 Sikeres rögzítés esetén rögzítés a helyi költségvetésbe.
Meddig "csoportos" a csoportos költségvetés?
A fentiekből következik, hogy addig, amíg a szerkesztő(k) azt készítik, módosítják.
A tulajdonos bármikor elkészítheti a saját példányát (természetesen ebben az esetben tulajdonosként belépve a szolgáltatásba) a helyi gépén a költségvetésekből.
Ekkor akár a szerkesztők szerint egyenként, vagy összesítve egyetlen költségvetésben felhasználhatja a szerkesztők munkáját.
Ebben a szakaszban létrehozott költségvetés fizikailag is létrejön a tulajdonos helyi gépén mégpedig úgy, hogy azokkal logikailag megegyezik, amit a program úgy ér el, hogy a szükséges konverziókat a létrehozás során végrehajtja. Ilyen konverziót kell végrehajtani például, amikor a szerkesztő a tulajdonostól eltérő Terc VIP változatával dolgozta ki a saját költségvetését.
Az így létrehozott költségvetés már "nem csoportos". Minden módosítás, ami történik rajta kizárólag a fájlon hajtódik végre, a webes tartalom módosulása nélkül. Azt lehet mondani, hogy ebben a szakaszban a költségvetés azért hozzák létre, hogy a Szerkesztők munkájának az előrehaladását vizsgálják, vagy a szerkesztés befejeződött és megkezdődik a költségvetés komplettírozása.
A szerkesztők bármelyike az általa készített költségvetésből készíthet egy normál költségvetést, mégpedig az ablakban rendelkezésre álló "Mentés másként" gombra kattintva.
A szerkesztő költségvetése mennyiben nem egyezik a tulajdonosnál létrejövő költségvetéssel?
A költségvetés tételeinek az árkidolgozása során a (Gold verzióban) szerkesztő segédállományokat használhat. Ezek lehetnek árállományok, fuvarköltség kalkulációk, saját gépen tárolt anyagárak, stb. Ezek az elemek nem kerülnek a weben tárolt költségvetésben tárolásra, hanem csak a végeredeményük, azaz a segítségükkel kiszámított tétel egységárak a tárolt tételben megjelennek.
Egy költségvetés árazása, árelemzése során például az árelemzés eredménye, azaz a tételek árának újbóli kiszámítása azzal is jár, hogy a weben tárolt tétel megváltozik legalábbis az újból kiszámított árak tekintetében. Akik hozzáférnek az így módosult tételekhez a szinkronizálás után automatikusan látják az árazás eredményét.
Korlátozások a normál költségvetésben használt funkciókhoz képest
A sajátosságokból következik, hogy az így készülő költségvetésekben a normál költségvetés minden funkciója nem használható. Ezek a következők:
Tömbös szerkesztési műveletek:
Szerkesztés menüpont: Visszavonás, Költségvetéstételek csoportos törlése, Költségvetéstételek csoportos másolása, Minden könyvjelző törlése,
Költségvetés menüpont:Munkanemek %-os eltérítése, Tételek árainak törlése, Tételek árainak visszatöltése, Tételek sorrendjének módosítása, Költségvetés javítás, Költségvetéstételek változatainak cseréje, Tételek normáinak törlése, Tételek árainak aktualizálása,
Fejléc menüpont: